Chi tiết tin

  • Thực trạng trình độ chuyên môn, kinh nghiệm của đội ngũ lao động chỉnh lý trong các doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu trữ tại Thành phố Hồ Chí Minh [28-06-2017]

    Báo cáo tham luận của Chi cục Văn thư - Lưu trữ TP. HCM trình bày trong Hội thảo nghiệp vụ hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức vào sáng ngày 26/6/2017 tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II.

    THỰC TRẠNG TRÌNH ĐỘ CHUYÊN MÔN, KINH NGHIỆM CỦA ĐỘI NGŨ LAO ĐỘNG CHỈNH LÝ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƯU TRỮ TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - HẠN CHẾ VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ

    Nguyễn Ngọc Hải, Chuyên viên Phòng QLVTLT - Chi cục Văn thư - Lưu trữ

    1. Sơ nét về Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh

    Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh được thành lập theo quy định tại Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ và được kiện toàn tổ chức bộ máy theo Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 12 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

    Về cơ cấu tổ chức: Chi cục có 02 phòng chuyên môn và 01 đơn vị sự nghiệp: Phòng Hành chính - Tổng hợp; Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.

    Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ hiện có 05 biên chế làm nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ của các doanh nghiệp.

    Hiện nay, Thành phố Hồ Chí Minh hiện có 707 cơ quan, tổ chức được xác định thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố

    2. Về quản lý hoạt động của doanh nghiệp

    a) Về quản lý số lượng doanh nghiệp

    Thực hiện Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tham mưu Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Công văn số 7098/UBND-VX ngày 31 tháng 12 năm 2014 về việc hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ theo Thông tư số 09/2014/TT-BNV và ngày 24 tháng 7 năm 2015, Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Quyết định số 3605/QĐ-UBND về việc công bố thủ tục hành chính mới ban hành trong lĩnh vực Lưu trữ thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh; trong đó có Thủ tục cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

    Để quản lý số lượng doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn Thành phố, năm 2015, Sở Nội vụ đã đăng thông báo trên Báo Sài Gòn Giải Phóng, Báo Người Lao Động và Báo Tuổi Trẻ mời các tổ chức, cá nhân đang hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ và tham dự Hội nghị triển khai thực hiện Thông tư số 09/2014/TT-BNV.

    Theo thống kê chưa đầy đủ, trên địa bàn Thành phố tập trung rất nhiều doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu trữ, nhưng cho đến thời điểm hiện nay có 09 doanh nghiệp đăng ký như sau:

    - Công ty TNHH Khoa học Công nghệ Lưu trữ Sài Gòn.

    - Công ty TNHH Truyền thông 56.

    - Công ty TNHH MTV Văn thư - Lưu trữ và Tin học Phương Nam.

    - Công ty TNHH Tam Phú.

    - Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ NAHA-METAL.

    - Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Nghiệp vụ Văn phòng Lưu trữ Hoàng Phát.

    - Công ty TNHH MTV Tư vấn và Dịch vụ khoa học Văn thư - Lưu trữ Hai Giang.

    - Trung tâm Chuyển giao Công nghệ Văn thư - Lưu trữ.

    - Trung tâm Tin học và Số hóa tài liệu.

    Ngoài ra còn có các đơn vị sự nghiệp công lập đăng ký hoạt động như: Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, II, III và Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh.

    b) Về quản lý hoạt động nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu của doanh nghiệp

    Để quản lý hoạt động cung cấp dịch vụ lưu trữ của doanh nghiệp, Ủy ban nhân dân, Sở Nội vụ Thành phố chỉ đạo thực hiện các công việc:

    - Chi cục Văn thư - Lưu trữ đầu tư, xây dựng Cổng thông tin điện tử để đăng tải các quy định về quản lý dịch vụ lưu trữ để các doanh nghiệp cập nhật thông tin kịp thời.

    - Sở Nội vụ ban hành Hướng dẫn số 3582/HĐ-SNV ngày 22 tháng 9 năm 2015 của Sở Nội vụ  hướng dẫn một số nội dung về quy định sử dụng dịch vụ lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố; Hướng dẫn 3612/HD-SNV ngày 23 tháng 9 năm 2015 của Sở Nội vụ hướng dẫn một số nội dung về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ đối với các tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh và Công văn số 249/SNV-CCVTLT, ngày 20 tháng 01 năm 2017 về việc tổ chức sử dụng dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ. Theo đó, Sở Nội vụ đề nghị các tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ thực hiện các công việc như sau:

    + Về phối hợp xác định năng lực, lựa chọn tổ chức thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ: Kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2017, các cơ quan, tổ chức sử dụng dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ cần ưu tiên lựa chọn tổ chức có cá nhân được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ tham gia hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Trước khi ký hợp đồng dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ với các tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ (chỉnh lý, số hóa…), các cơ quan, tổ chức cần thẩm định năng lực chuyên môn của các tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ.

    Trường hợp cần thiết, các cơ quan, tổ chức tham khảo ý kiến Chi cục Văn thư - Lưu trữ về năng lực chuyên môn của các tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ (gửi kèm theo 01 bộ hồ sơ năng lực gồm: Văn bản chứng minh thành lập tổ chức và đăng ký hoạt động; Văn bản chứng minh có cơ sở vật chất, nhân lực phù hợp để thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ và Danh sách những cá nhân thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ của tổ chức kèm theo bản sao Chứng chỉ hành nghề lưu trữ của các cá nhân hành nghề lưu trữ).

    + Về phối hợp kiểm tra giám sát nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ: Sau khi ký hợp đồng, các cơ quan, tổ chức gửi hồ sơ (bản sao) về Chi cục Văn thư - Lưu trữ để theo dõi quản lý, gồm:

    * Hợp đồng cung cấp chỉnh lý tài liệu;

    * Phương án thực hiện chỉnh lý tài liệu;

    * Hồ sơ năng lực (trường hợp cơ quan, tổ chức thẩm định năng lực chuyên môn của các tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ).

    - Trong thời gian thực hiện hợp đồng, Chi cục Văn thư - Lưu trữ sẽ tiến hành kiểm tra nhằm đảm bảo việc thực hiện cung cấp dịch vụ lưu trữ đúng quy định, đạt hiệu quả và chất lượng.

    - Trước khi ký nghiệm thu kết quả cung cấp dịch vụ lưu trữ với các tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ (chỉnh lý, số hóa…); các cơ quan, tổ chức thuê chỉnh lý tài liệu có văn bản đề nghị Chi cục Văn thư - Lưu trữ phối hợp, kiểm tra kết quả cung cấp dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ của các tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ để đảm bảo chất lượng, hiệu quả cung cấp dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

    - Đến nay, đa số các doanh nghiệp đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn Thành phố nắm và thực hiện cơ bản các quy định của Ủy ban nhân dân, Sở Nội vụ Thành phố về lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ.

    3. Về cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

    Đến nay, Sở Nội vụ Thành phố đã cấp 18/22 Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân hành nghề chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

    4. Về trình độ chuyên môn của đội ngũ lao động chỉnh lý

    Theo số liệu thống kê chưa đầy đủ từ hồ sơ năng lực của các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ lưu trữ trên địa bàn Thành phố, trình độ chuyên môn của đội ngũ lao động chỉnh lý như sau:

    a) Về trình độ chung của đội ngũ lao động chỉnh lý tại các doanh nghiệp

    Từ tốt nghiệp Trung học phổ thông đến Thạc sĩ.

    b) Về trình độ chuyên môn (chuyên ngành văn thư, lưu trữ) của đội ngũ lao động chỉnh lý tại các doanh nghiệp

    Từ tốt nghiệp Trung cấp văn thư, lưu trữ đến Thạc sĩ.

    Qua thống kê cho thấy, cơ cấu trình độ của đội ngũ lao động chỉnh lý tại các doanh nghiệp hoạt động dịch vụ chỉnh lý ở các cấp trình độ tương đối đồng điều, có khả năng đáp ứng yêu cầu chỉnh lý tài liệu.

    5. Về kinh nghiệm của đội ngũ lao động chỉnh lý

    a) Đa số các doanh nghiệp đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn Thành phố được thành lập từ năm 2005 đến nay, kinh nghiệm của đội ngũ lao động chỉnh lý trong các doanh nghiệp trung bình là 10 năm kinh nghiệm. Trường cá biệt, có một số lao động có kinh nghiệm trên 10 năm là những Giảng viên có kinh nghiệm giảng dạy chuyên ngành văn thư, lưu trữ của các trường Đại học, trung cấp, đồng thời những Giảng viên này tham gia làm cố vấn nghiệp vụ chỉnh lý cho các doanh nghiệp chỉnh lý tài liệu.

    b) Nhìn chung, kinh nghiệm của đội ngũ lao động chỉnh lý trong các doanh nghiệp cơ bản đáp ứng được yêu cầu chỉnh lý tài liệu ở mức tương đối.

    5. Một số tồn tại, hạn chế của đội ngũ lao động chỉnh lý trong các doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu trữ

    a) Thành phố Hồ Chí Minh là đô thị lớn, số lượng doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu trữ tập trung hoạt động rất nhiều và cạnh tranh khốc liệt. Một số doanh nghiệp vì mục tiêu doanh số, lợi nhuận nên sẳn sàng chào giá chỉnh lý thấp, tuyển dụng đội ngũ lao động chỉnh lý ít kinh nghiệm, bỏ qua một số bước chỉnh lý, dẫn đến kết quả, chất lượng chỉnh lý kém, không thể khai thác, sử dụng.

    b) Do quy định về việc quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ chưa đầy đủ và hoàn thiện, chưa có biện pháp chế tài nên việc chấp hành các quy định của doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu trữ trong việc quản lý đội ngũ lao động chỉnh lý theo Thông tư số 09/2014/TT-BNV còn kém.

    c) Sự quan tâm của doanh nghiệp trong việc nâng cao chất lượng cho đội ngũ lao động chỉnh lý còn hạn chế, dẫn đến nguồn lực đảm bảo cho công tác chỉnh lý tài liệu của doanh nghiệp còn gặp một số khó khăn, hạn chế nhất định.

    d) Năng lực, trình độ của đội ngũ lao động chỉnh lý ở một số doanh nghiệp chưa cao; có doanh nghiệp, đơn vị chưa đáp ứng được yêu cầu cơ bản của các bước chỉnh lý dẫn đến chất lượng chỉnh lý tài liệu của các doanh nghiệp là khác nhau, không có sự thống nhất, dẫn đến việc khai thác, sử dụng, lựa chọn, xác định nguồn tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử gặp khó khăn.

    đ) So với yêu cầu thực tiễn đang đặt ra thì lực lượng lao động chỉnh lý của các doanh nghiệp còn mỏng, thiếu tính chuyên nghiệp, năng lực trình độ nhận diện vấn đề và kỹ năng, nhất là kỹ năng phân tích, lập phương án chỉnh lý còn hạn chế.

    e) Chưa có chế tài xử lý các doanh nghiệp, lao động chỉnh lý cung cấp dịch vụ chỉnh lý không đạt chất lượng.

    6. Định hướng, giải pháp nâng cao trình độ chuyên môn, kinh nghiệm của đội ngũ lao động chỉnh lý trong các doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu trữ

    a) Đối với cơ quan quản lý nhà nước

    - Xây dựng, hoàn thiện các văn bản quản lý đối với hoạt động chỉnh lý tài liệu nói riêng và hoạt động dịch vụ lưu trữ nói chung.

    - Có chế tài xử lý vi phạm pháp luật lưu trữ đối với các doanh nghiệp, lao động chỉnh lý vi phạm hoạt động dịch vụ lưu trữ.

    - Mở các lớp bồi dưỡng nâng cao kỹ năng, năng lực cho đội ngũ lao động chỉnh lý nhằm bảo đảm kết quả chỉnh lý tài liệu của các doanh nghiệp là cơ bản như nhau.

    - Cần xây dựng và vận hành cơ chế hợp tác giữa cơ quan quản lý nhà nước và doanh nghiệp trong đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực lao động chỉnh lý.

    - Định kỳ hàng năm tổ chức các Hội nghị, Hội thảo chỉnh lý tài liệu để chia sẻ, trao đổi kinh nghiệm.

     b) Đối với các doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu trữ

     - Tổ chức thực hiện việc chỉnh lý tài liệu đúng theo quy định pháp luật.

    - Xây dựng và thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực, kinh nghiệm cho đội ngũ lao động chỉnh lý nhằm nâng cao trình độ, kinh nghiệm chỉnh lý.

    - Có chế độ đãi ngộ, phụ cấp thỏa đáng nhằm thu hút và ổn định đội ngũ lao động chỉnh lý.

    - Phối hợp, hợp tác với các cơ quan quản lý nhà nước trong công tác quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ, quản lý đội ngũ lao động chỉnh lý.

    7. Đề xuất, kiến nghị

    a) Bộ Nội vụ hoàn thiện cơ sở pháp lý để quản lý hoạt động hoạt động dịch vụ lưu trữ của doanh nghiệp, quản lý đội ngũ lao động chỉnh lý; vì đây là hoạt động dịch vụ có điều kiện.

    b) Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần hướng dẫn thống nhất về kết quả, chất lượng thực hiện chỉnh lý tài liệu, nhằm nâng cao kết quả hoạt động cung cấp dịch vụ lưu trữ của doanh nghiệp.

    c) Có quy định việc biểu dương, khen thưởng, xử phạt các doanh nghiệp, đội ngũ lao động chỉnh lý thực hiện hiệu quả hoặc không hiệu quả công tác chỉnh lý tài liệu./.

Lượt xem: 1839

Tin khác